Como montar um escritório de contabilidade

Para o empreendedor que está pensando em montar um escritório de contabilidade, este artigo é um passo inicial na busca de seu sonho com dicas de planejamento. A história da contabilidade remonta à Antiguidade, já que desde que foi instituído o sistema de propriedade, o homem passou a ter necessidade de contar suas posses até os dias de hoje.

Hoje a contabilidade tem métodos e sistemas diferentes dos utilizados em épocas remotas, tendo como função contabilizar tudo que determinadas pessoas e empresas possuem em seus nomes, principalmente quando se fala de empreendimentos. Além disso, o contador pode ser o responsável por criar uma gestão do fluxo de capital de uma empresa, pode fazer um planejamento financeiro para clientes, auditoria em contas, entre outras atividades.

Para montar seu próprio negócio, é interessante que o contador já tenha experiência e conhecimento sólido, além de uma boa rede de contatos. Isso facilita lidar com os desafios de se começar o próprio empreendimento. No caso de não ter os requisitos, aguarde mais um tempo e obtenha tal experiência e conhecimento, pois será de vital importância para manter a sua empresa com expectativa de vida longa.

Conhecendo o mercado e planejando o escritório

Para aqueles que possuem conhecimento técnico e também  prático nesta área, a chance de sucesso aumenta muito na hora de montar o seu negócio, já que a responsabilidade é muito grande e não pode haver falhas no gerenciamento dos documentos e procedimentos prestados para os clientes, que na maioria dos casos são empresas. Se houver erro, a empresa que é cliente será punida e o contador perde a credibilidade.

O mercado de atuação vem buscando profissionais na área de contabilidade que gerem resultados e que façam com que os serviços oferecidos sejam colocados em prática com sucesso. Quanto mais o profissional ou a empresa de contabilidade obtiver resultados com clientes melhor será para o andamento do escritório de contabilidade.

Conhecendo o mercado, é importante planejar cada passo da montagem do seu escritório. Pesquise como está o mercado de contabilidade para ver se é a hora certa de se lançar. Outro ponto importante, é se informar sobre todos os documentos necessários para a regularização da empresa, como abertura de firma, cadastro na junta comercial e prefeitura da cidade, vistoria do corpo de bombeiros, entre outros detalhes. Também fique atento ao planejamento financeiro para saber quanto investir no imóvel, nos móveis, equipamentos e na contratação de mão-de-obra.

O planejamento da empresa precisa ser detalhista e quanto mais o empreendedor puder simular a maneira como será operada a empresa melhor serão os resultados e melhor será para ter a noção necessária para o cálculo do valor do investimento inicial ideal para a sua empresa.

Localização

Depois de fazer o planejamento, é o momento de escolher a localização para montar seu escritório de contabilidade. O imóvel não precisa ser obrigatoriamente em um local com bastante visibilidade, mas é importante que seja próximo aos centros comerciais e tenha fácil acesso.

Neste ramo, é comum que o contador receber seus clientes no escritório ou que ele visite os clientes e faça a divulgação do negócio por locais onde haja empresas com potencial de se tornarem futuras clientes. Na maioria dos casos, as empresas deste ramo procuram usar os dois métodos e reservar um local confortável e que atenda às condições necessárias para instalação do negócio.

O local deve ter um suporte para guardar com segurança todas as documentações e dados importantes dos clientes que não podem sofrer nenhum dano e nem perda. Para isso, um planejamento de montagem do local e a preparação de computadores adequados é bem-vindo.

Estrutura para montar o escritório de contabilidade

O planejamento da estrutura do empreendimento vai definir o tamanho do local necessário. Se for trabalhar sozinho, o espaço pode girar em torno de 28 metros quadrados. Mas, se for contar com uma equipe, o imóvel deve ser amplo e ter, no mínimo, 45 metros quadrados para ter espaço para um bom funcionamento. Veja alguns aspectos a considerar:

• Um espaço reservado para arquivamento de diversos documentos e objetos com uma área que permita expansão

• Uma recepção com sala de espera e espaço para secretária

• Um departamento de recursos humanos para lidar com as questões trabalhistas e também com relação aos colaboradores das empresas que são atendidas pelo negócio

• Salas da área de escrita fiscal e contábil para os respectivos profissionais

• Sala de reunião para receber os clientes com conforto

Há diversas possibilidades de organizar o espaço e sua estrutura e tudo vai depender da maneira como o empreendedor deseja montar o seu escritório de contabilidade.

Contratação de profissionais

Para lidar com a complexa tarefa de gerar resultados e manter a satisfação dos clientes será necessária a contratação de profissionais com sólida formação e experiência. Veja alguns colaboradores que podem fazer parte do seu negócio:

• Uma secretária para acolher e direcionar os clientes e para realizar outras tarefas

• Um encarregado de escrita fiscal com conhecimento fiscal no nível municipal, estadual e federal

• Um profissional em recursos humanos

• Um contador, pode até ser o empreendedor e/ ou outro profissional extra

• Um auxiliar de serviços internos para manter a ordem e limpeza no local que pode ser terceirizado

• Um auxiliar de serviços externos para carregar documentos até bancos, cartórios e levar documentos até os clientes

Divulgação do negócio

Para que os clientes em potencial saibam que sua empresa existe e também para que eles conheçam melhor a sua empresa e os seus serviços, será de extrema funcionalidade uma divulgação de sua empresa. Você pode optar por diferentes maneiras para divulgá-la como por exemplo, através de um website, lista telefônica e revistas empresarias. Existem outros meios, escolha o seu e veja quais são mais viáveis para o seu negócio.

Faça uma análise de quais meios serão mais eficientes e quanto a sua empresa pretende investir com publicidade. Mas antes de tudo, um planejamento para a prática da divulgação será importante para organizar e também para ter um resultado melhor e com retorno esperado.

Visite seus contatos e outras empresas que podem ser clientes em potencial. Faça uma divulgação de forma ética e séria e projete a imagem de profissionalismo que a sua empresa possui.

No caso de o empreendedor possuir mais dúvidas sobre a ação de divulgar a sua empresa de maneira que seja bem vista, considere uma consultoria especializada para montar um plano de divulgação.

O nosso passo a passo dá uma visão geral de como montar um escritório de contabilidade. Estude o seu caso e adapte à sua realidade.

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DICA IMPORTANTE!

Independente do tipo de negócio que você deseja montar é muito importante fazer um planejamento. Contrate uma consultoria, estude em livros, use o kit Como Abrir Um Negócio, enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas não arrisque suas economias em um chute!