Como montar uma empresa de digitalização de documentos

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Como montar uma empresa de digitalização de documentosCom o avanço da tecnologia e da Internet, é cada mais comum o uso de documentos digitais, sendo uma boa opção investir em uma empresa de digitalização de documentos. A digitalização de documentos tem como vantagens uma maior durabilidade e rapidez na distribuição dos mesmos.

O arquivamento de documentos é realizado de forma mais prática e econômica e com maior durabilidade, pois os documentos em papel se desgastam facilmente. Daí, a importância em se utilizar cada vez mais os recursos de digitalização.

Diante de tantas vantagens, os documentos digitalizados são bem procurados pelas empresas e por isso, a demanda por esse sistema é crescente.

Mercado de digitalização de documentos

Diante da demanda de mercado, a digitalização de documentos deixou de ser apenas um serviço para se tornar um negócio com estrutura formal e com rentabilidade considerável.

A digitalização de documentos faz parte de um importante processo para as empresas, pois ajuda na formação da biblioteca de documentos importantes para o histórico da empresa e mesmo para o arquivamento de documentos, que por este sistema, se tornam mais fáceis de localizar. Além disso, o recurso de digitalização é essencial para formação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos que é um sistema que proporciona a consulta integrada da documentação da empresa e é ferramenta essencial no estabelecimento da Gestão do Conhecimento.

Por fim, as empresas estão focadas cada vez mais na redução inteligente da quantidade de papéis e documentos e, ao mesmo tempo, na prevenção contra perdas de documentos importantes. Por isso, a importância da digitalização.

Pesquise as possibilidades de execução dos serviços no local em que será instalada a empresa e pesquise o público-alvo que serão empresas de todos os portes.

É importante que o empreendedor entenda e aprenda mais sobre o ramo de gestão do conhecimento e tenha na equipe, profissionais técnicos e profissionais qualificados na área de Gestão de Conhecimentos e Arquivos.

Para entrar no mercado, ofereça aos clientes a possibilidade de execução de um volume grande de digitalização e cobre pelo pacote um preço diferenciado para conquistar novos clientes.

Localização

Prefira se localizar próximo à empresas de todos os portes, empresas que com certeza necessitarão dos serviços oferecidos pela empresa de digitalização, diante dos benefícios e vantagens que trazem o seu negócio.

Estrutura de uma empresa de digitalização

A estrutura para a empresa de digitalização é semelhante à estrutura de uma gráfica, com galpão para desenvolver as atividades e colocar os equipamentos para o processo de digitalização, balcões de atendimento com mesas e cadeiras, computadores e telefones e caixa para pagamentos.

A estrutura deve conter ainda escritório e depósito para equipamentos e utensílios utilizados.

Investimentos

Para início de operação, a empresa terá seus maiores custos com a implantação da estrutura, contratação de funcionários e formalização do negócio. Outros custos serão com computadores, notebooks, scanners profissionais (com velocidade  de 20ppm). É recomendado também a compra de um software de captura.

Ao todo, só para a compra de equipamentos será necessário investir cerca de 7.600 reais.

Os custos fixos serão com água, luz, telefone e aluguel do imóvel. E custos variáveis serão com a compra e manutenção de equipamentos, pagamentos de horas extras e compra de CDS, caso a empresa trabalhe com esse segmento de serviço.

Outro custo variável é com o esforço e marketing que deve ser planejado e terá gastos, de acordo com a demanda do plano de marketing. Isso envolve custos com material publicitário, tudo incluso na contratação de uma agência publicitária ou de um profissional. A forma de contratação dos serviços ou sistema de marketing eleborado pelos próprios gerentes da empresa, fica à critério da empresa.

Dicas do negócio

Em primeiro lugar, compre um bom scanner profissional com suporte para digitalização de diversos documentos.

Entenda todo o processo de digitalização para poder oferecer cada vez mais serviços com qualidade e assim, aumentar a gama de serviços oferecidos.

Associe-se com pessoas que entendem do processo de digitalização para iniciar os serviços com mais eficiência e rapidez nos resultados,. Tenha como sócios pessoas que tenham visão de negócios, ou seja, profissionais que saibam como se inserir em um mercado competitivo e entenda as estratégias necessárias para obter sucesso.

Concorrência de uma empresa digitalização de documentos

Sobre a concorrência, todos sabem que é necessário colher informações, então se informe sobre preços cobrados pela concorrência, tipos de processos, tecnologias e resultados. Essa pesquisa é necessária também para entendimento do negócio e atualização sobre tendências de mercado.

Para iniciar um negócio é necessário entender o público-alvo e quais suas necessidades e o que é preciso estabelecer como estratégia de vendas para conquistar uma fatia do mercado. Pode ser uma questão de diversificar o oferecimento de serviços de forma mais ampla, oferecer melhores preços, possuir agilidade e qualidade nos serviços entregues.

Clientes

No momento de divulgar os serviços é importante não excluir nenhum ramo existente, pois as empresa que pedem serviços de digitalização são empresas de vários ramos e segmentos, empresas hospitalares, empresas de varejo, cartórios, escritórios, cursos, escolas e outros.

Portanto, tenha bem ampla a carteira de clientes e entenda as necessidades e o que porcura cada ramo de negócio, suas exigências, peculiaridades, tipos de serviços e outras preocupações que farão parte do entendimento geral do seu negócio e que darão a experiência necessária para permanência no negócio.

Divulgação de uma empresa de digitalização

No material utilizado para divulgação dos serviços de digitalização, mostre aos clientes os benefícios trazidos pelos serviços de digitalização. E tenha em mente que a digitalização é útil para implantação de outros sistemas na empresa, como para os sistemas de banco de dados, pois através de documentos digitalizados é possível indexar palavras-chaves e assim localizar de forma mais rápida os dados.

Para economia de espaço, as empresas gravam um número grande de documentos em CDS, serviço que pode ser desenvolvido pelas empresas de digitalização.

Então reúna todas as infornações que serão vantagens para os empresários e divulgue todos os serviços que a digitalizadora executa, descrevendo vantagens e condições de preços, prazos e entregas.

Qualidade em serviços

Para que a empresa de digitalização de documentos atinja qualidade em serviços, é necessário digitalizar com qualidade, utilizando serviços de técnicos competentes que façam um serviço com boa resolução.

Outra característica é a diversidade de serviços que podem abranger tanto a digitalização como a organização de documentos em CDS, pen drives, distribuição de documentos para interessados e proteção de dados. Basta que a empresa tenha suporte suficiente como softwares para executar os serviços e ainda pessoal capacitado para isso.

Outra dica que é o diferencial para o serviço é o bom atendimento. Um atendimento que busque detectar de forma eficiente as necessidades dos clientes e assim oferecer melhores serviços através da gestão de relacionamento.

Comece o negócio com a preocupação de atender clientes que possuem grande quantidade de papéis para verificação, como cartórios, laboratórios, escritórios jurídicos públicos e privados e outras empresas que produzem muitos documentos.

Pessoal

Montar uma empresa de digitalização de documentos demanda funcionários operacionais, atendentes, analista de GED e outros funcionários que surgirão pela necessidade de atender uma maior estrutura e demanda de serviços.

O importante é dispor de funcionários com conhecimentos técnicos e acadêmicos suficientes para exercer as atividades, e que tenham capacidade de aprender rápido, tenham dinamismo, comprometimento e bom trabalho em equipe.

Ficou interessado em montar uma empresa de digitalização de documentos? Conte para a gente!

DICA IMPORTANTE!

Independente do tipo de negócio que você deseja montar é muito importante fazer um planejamento. Contrate uma consultoria, estude em livros, use o kit Como Abrir Um Negócio, enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas não arrisque suas economias em um chute!



20 comments on “Como montar uma empresa de digitalização de documentos
  1. Nei Esteves Lopez disse:

    Em primeiro lugar, parabéns pelo conteúdo exposto em suas orientações sobre “Como montar um empresa de digitalização de documentos”. Gostaria apenas de salientar que, o custo de R$ 7.600,00 está baixo para iniciareste tipo de negócio, uma vez que um scanner profissional que atenda tanto A4 como A3, tem valor próximo ou superior a este valor. Além disso, vale alertar aos futuros empreendedores deste tipo de negócio, que não cometa o erro grave de dizer ao seu cliente, que após a digitalização realizada, ele poderá destruir os documentos em papel. O ato de simplesmente digitalizar não garante respaldo jurídico à imagem produzida. No mais, boa sorte a todos aqueles que irão ingressar neste tipo de negócio – a NELMIX está à disposição para maiores esclarecimentos.

    • Julio carvalho disse:

      ola nei gostaria de saber como faço para falar com vc preciso de algumas informaçoes sobre o negocio. se tiver um telefone me manda pro meu E-mail obrigado abraço

  2. Júlio César disse:

    Eu gostaria saber de quanto é o investimento inicial de uma “micro-empresa” dessa.

  3. Ronald disse:

    Bom dia

    Por favor me envie maiores informações. Estou interessado na abertura desse negocio no nordeste. No aguardo, ronald

  4. Marcelo Severo disse:

    Quero montar uma empresa de digitalização de documentos aqui em minha cidade, quero todas as dicas de espaço fisico e maquinário suficiente.

  5. Raimundo Nonato Alves disse:

    Boa tarde, tenho interesse em montar uma empresa de digitalização de documentos, para isso, preciso de algumas informações para iniciar o processo.
    Grato,
    Raimundo

  6. Ricardo Junior disse:

    Bom dia, galera. Fui Gestor numa empresa de digitalização por dois anos, além de antes ter participado da implantação do mesmo serviço em uma outra empresa. Saí com a idéia de montar algo no ramo, visto o prazeroso trabalho que tem a área. Vejo acima demais interessados e por tal me coloco à disposição para quem sabe montarmos uma parceria e busca do comum objetivo, ou seja, pretendo montar algo e pra isso busco parceria. Sucesso a nós todos!

  7. João disse:

    Ricardo, boa noite. Trabalho em uma empresa que faz a gestão do envio de documentos. Podemos conversar. Qual seu contato? o meu é boaventurajr@hotmail.com. abc

  8. FABRIZIO disse:

    ESTOU INTERESSADO NESSE NEGOCIO. NECESSITO DE MAIORES INFORMAÇÕES.

  9. Patrícia disse:

    Boa noite Ricardo, tenho uma loja em um centro comercial e me interessei por este tipo de negócio. Caso ainda tenha interesse podemos discutir quanto a viabilidade e perspectivas desta empresa.

  10. Gildazio disse:

    Boa tarde Rodrigo
    Eu estou muito interessado em abrir uma empresa de GED em Belo Horizonte.
    Tenho algumas duvidas com relação ao tipo de software. Gostaria de saber mais e se estiver interessado por favor me contacte Rodrigo.

  11. Valeria disse:

    Gostaria de saber mais a respeito desse negócio pois gostaria muito de abrir algo semelhante.

  12. Hudson disse:

    Gostaria muito de abrir uma empresa de Digitalização de documentos em minha cidade, mas tenho algumas dúvidas e queria saber tudo sobre esse tipo de negócio, como valores para se investir em uma cidade pequena (80 mil) e topos de equipamentos e softwares usar.
    Se alguém poder me auxiliar ficarei grato.

  13. Zailda Firmino disse:

    Ola! Sou Consultora Empresarial e tenho uma pequena empresa de consultoria que assessora empresas para certificações diversas. Como uma vasta experiencia nesse segmento, percebo a grande dificuldade das organizações em controlar os seus registros, sendo inclusive este. ponto de muitos problemas em auditorias. A partir dessa análise, a tempos venho pensando em montar um negócio similar, porém sem tempo para estudar o mercado e montar um plano de negócio. Gostaria de empreender essa idéia, e caso tenha alguem interessado no negócio podemos estudar uma possível parceria. Sou de Mogi das cruzes.

  14. Eliseu disse:

    gostaria de incorporar na nossa empresa este tipo de serviço,procuro um profissional nesta area para implantar este processo.

  15. EMILSON disse:

    tenho interesse em entrar nesse novo mercado se alguém tiver alguma dica sugestão ou empresa de venda de equipamentos necessarios para montar esse tipo de empresa é só entrar em contato através do email: emilsonkal@hotmail.com

  16. Ayrton disse:

    Gostaria de montar minha empresa de digitalização em minha cidade…gostaria de contar com ajuda para aquisição de um bom software

  17. FABRICIO disse:

    OLÁ PESSOAL! ESTOU COM CAPITAL PARA INICIAR ESTE PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS! CASO HAJA PROFISSIONAIS QUE TRABALHEM NO RAMO FAVOR ME ENVIAR EMAIL PARA CONTATO. GOSTARIA DE ESCLARECER MAIS O PROJETO ANTES DE INICIAR NESTE RAMO. POSSUO
    PONTO EM CENTRO COMERCIAL NA ZONA OESTE DO RJ. AGUARDO EMAIL.

  18. Alex Oliveira disse:

    Boa tarde,eu montei uma empresa de arquivo digital mas ainda não tenho muitos clientes,gostaria de poder conversar mais e saber mais á respeito,de que forma posso ampliar os meus negócios,fico no aguardo para maiores esclarecimentos.

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