Como Abrir Uma Empresa de Escritório Virtual

Como Abrir Uma Empresa de Escritório Virtual
Como Abrir Uma Empresa de Escritório Virtual

Um escritório virtual representa uma solução viável para empresários que estão abrindo negócios e ainda não dispõem de uma estrutura montada. Esses novos empreendimentos representam a demanda por serviços que serão contratados pelos escritórios virtuais.

Outra situação que oportuniza um escritório virtual como negócio é a demanda de clientes, que é formada por profissionais que trabalham em casa e precisam se reunir com sócios e clientes de maneira eventual.

Mercado de uma empresa de escritório virtual

O escritório virtual é procurado por empresários por ter um custo menor do que o custo de instalar uma empresa e com a vantagem de obter um endereço comercial. Eles são coletivos, daí a flexibilidade que um escritório virtual tem para atender diversos clientes e alugar salas privadas para diversos profissionais.

Nos espaços coletivos, os profissionais têm direito a um computador, rede wifi, telefone para recados, internet, serviços de recados e de impressões e ainda  secretária e sala de reuniões, quando necessário.

Nas salas alugadas, os empresários terão direito a um escritório padrão mobiliado, sala de reuniões e os serviços padrões de um escritório virtual com telefone internet, serviços de recado e outros.

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O escritório virtual, como acontece  em todos os empreendimentos, precisa de ajuda e parcerias para que cresçam ou ainda mantenham  as suas atividades sempre atendendo às necessidades dos clientes, conquistando espaço no mercado e fidelizando a clientela.

É preciso não só oferecer serviços de qualidade, como também estabelecer parcerias para que todas as oportunidades sejam aproveitadas.

Serviços oferecidos em uma empresa de escritório virtual

Os serviços oferecidos pelo escritório virtual, além daqueles originados pela infraestrutura, podem ser também aqueles serviços oferecidos com a mesma comodidade de um escritório comum que são os serviços de office-boy, serviços de copa, impressões e digitalizações que poderão representar um diferencial a mais oferecido pelo escritório virtual.

Estrutura do escritório virtual

Os empresários deverão dimensionar o escritório virtual de forma que a estrutura atenda às demandas do empreendimento e ainda atenda as demandas dos clientes. Para isso, a estrutura contará com uma recepção, secretária e um escritório para vendas dos serviços.

Porém, para maior organização do empreendimento, o escritório virtual poderá contar com um departamento a parte ou em outro prédio para a venda dos serviços, elaboração de pesquisas de mercado, planejamentos e reuniões, sendo que a decisão ficará a critério das necessidades da empresa.

Poderá ser importante para o escritório virtual ter um espaço próprio em que possa desenvolver suas atividades administrativas e elaboração de suas estratégias.

Divulgação do escritório virtual

Eles podem divulgar seus serviços em eventos organizados para os empresários como feiras, exposições, encontros de empresários, congressos de administração e eventos organizados pelo Sebrae.

Para divulgação dos serviços, o escritório virtual pode contar também com um site na internet que explique os serviços, as vantagens do escritório e os preços praticados.

Localização do escritório virtual

Uma boa opção para localizar o escritório virtual são os centros empresariais e até centros médicos, setores de indústria, comerciais e de serviços diversos.

O importante é que o escritório virtual esteja bem localizado e próximo a outros estabelecimentos de interesse como cartórios, bancos, juntas comerciais, etc.

As opções de localidade para os escritórios virtuais devem estar de acordo com o estudo e pesquisas de mercado e de viabilidade, pois antes de escolher uma localização ideal, o escritório virtual deve avaliar qual o potencial de clientes da região, estrutura comercial das proximidades e ainda infraestrutura da região, ou seja, escolha uma região com estacionamento, serviços de lava jato, serviços postais, papelarias, restaurantes, serviços gráficos e outros vizinhos interessantes que podem prestar serviços diversos ao escritório virtual.

Fornecedores do escritório virtual

Para montar um escritório virtual com uma estrutura ideal e com layout eficiente, deve-se comprar móveis interessantes que correspondam a necessidade de ergonomia dos escritórios virtuais. Para isso, escolha fornecedores que vendem produtos de qualidade, com boas condições de pagamentos e confiabilidade nas entregas.

Concorrência do escritório virtual

Os escritórios virtuais têm concorrência de forma mediana, principalmente nas cidades grandes em que já existem nichos de mercado e um número razoável de escritórios virtuais, pois a prática de utilizar um escritório virtual ainda não foi totalmente culturalizada, mesmo em cidades grandes.

As cidades de tamanho médio e cidades pequenas, mas com um potencial empreendedor, poderão ser uma oportunidade para abertura de um escritório virtual.

De forma geral, o escritório virtual tem como maior concorrente os escritórios instalados de forma independente pelos empresários, pois ainda é crescente a cultura dos escritórios presenciais ou tradicionais.

Investimento inicial de um escritório virtual

O escritório virtual, além de representar uma oportunidade de negócio com uma demanda crescente por disponibilizar várias vantagens para empresários, é também um empreendimento que requer um investimento fixo em torno de R$80.000,00 a R$100.000,00, sendo que a estrutura poderá ser ampliada com as receitas geradas.

No caso dos escritórios virtuais, as despesas podem ser rateadas de acordo com a receita gerada pelos serviços oferecidos. Outra ideia para que a receita seja maior que as despesas é precificar os serviços com um valor a mais que o custo, sendo que esse valor não poderá ser muito alto.

Os gastos serão com mesas, computadores, instalações de layout adequado para a produtividade e desenvolvimento das atividades dos empresários. Para isso, o escritório virtual terá o custo de contratação de um especialista em layout para montagem das estações de trabalho como se fossem departamentos empresariais, lembrando que esse serviço é essencial para o sucesso do escritório virtual, pois os espaços de trabalho devem ser disponibilizados de forma eficiente para que as estações de trabalho funcionem bem individualmente, ou seja, sem interferências de cabos ou movimentações de pessoas.

Layout do escritório virtual

Os escritórios virtuais devem ter um layout que proporcione conforto e ergonomia e ainda eficiência para os profissionais que usarão os serviços do escritório virtual.

O layout deverá representar um ambiente em que o espaço físico proporcione rendimento e outras variantes.

O ambiente deverá contar com uma acústica de acordo com níveis sonoros aceitáveis e de acordo com as normas de ergonomia e ainda ruídos isolados. A iluminação é um fator igualmente importante para os escritórios virtuais e deve ser equivalente a luz natural.

Precificação do escritório virtual

O escritório virtual pode variar o preço de seus serviços de acordo com a estrutura utilizada pelos clientes. Por exemplo, os clientes que utilizaram a estrutura e serviços dos escritórios de forma coletiva poderão pagar o equivalente a R$190,00 mensais. Será um preço que não pesará no bolso se avaliados os serviços oferecidos.

Já os clientes que preferirem os serviços de forma individual poderão pagar o total de R$350,00 a R$500,00, dependendo da utilização de estrutura e serviços e ainda dos custos operacionais do escritório virtual.

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2 COMENTÁRIOS

  1. Não entendi como funciona esta empresa de escritório virtual,se ela é virtual não teria que ser resolvido tudo virtualmente? Pois tendo que abrir salas para os clientes, é como um escritório normal?

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