Como montar uma administradora de condomínios em 9 Etapas

Para montar uma empresa administradora de condomínios é necessário analisar o mercado.

A análise que pode ser feita é que a necessidade de se administrar condomínios de forma sistêmica é cada vez mais crescente e isso surgiu da amplitude de fatores e problemas que fazem parte da rotina dos condomínios.

Os condomínios têm uma complexidade de fatores como manutenção, limpeza, contabilidade, mão de obra e outros. Uma solução encontrada pelos condomínios para administrar esses serviços foi terceirizar contando com profissionais e firmas qualificadas.

Mercado de uma administradora de condomínios

Quando o condomínio decide contratar uma empresa ao invés de vários profissionais, ele economiza custos, pois as empresas de administração de condomínios reúnem suporte para contabilidade, administração financeira, mão de obra e gestão.

Outro ponto importante é que a empresa de administração de condomínios deve reunir em um mesmo local todo o suporte necessário para atender os condomínios.

As funções das administradoras de condomínios

É responsabilidade do síndico contratar as empresas de administração de condomínios para exercer funções como contratação pessoal, preparação e previsão de despesas, prestação de contas, elaboração da folha de pagamento, cobrança das contribuições condominiais e pagamento dos encargos do condomínio. Além disso, recolhe os tributos e contribuições fiscais e trabalhistas, entre outras atividades.

Para exercer essas funções as administradoras de condomínios cobram um percentual sobre a arrecadação do condomínio. Síndicos e administradoras devem trabalhar juntos para exercer funções como elaborar orçamento, contratar de empresas de mão de obra para limpeza e manutenção, uma vez que as administradoras não exercem função de prestadoras de serviços.

As administradoras de condomínios são responsáveis por marcar as assembleias para tratar de assuntos que interessam a todos os moradores.

Contratos de serviços das administradoras de condomínios

O empresário deve ficar atento para cobrar custos que não farão parte do orçamento de serviços e poderá causar o ônus do prejuízo para a administradora. Esses custos não estão no contrato e são custos com despesas de escritório (como cópias) e de transporte, certidões para órgãos públicos, homologação de demissão de funcionários, entre outros.

Devem constar também no contrato possíveis erros que a administração pode cometer e assim deverá ressarcir para o condomínio. Se alguma cláusula não for cumprida, o condomínio poderá rescindir o contrato sob a proteção legal.

Portanto, os empresários devem estar atentos aos riscos contratuais a que estão sujeitas as administradoras de condomínios e para isso não se envolver com litígios.

Concorrência de uma administradora de condomínios

Os condomínios procuram administradoras que têm indicações de outros síndicos, que têm experiência na administração de outros condomínios e com estrutura oferecida para atender as demandas dos condomínios. Portanto, para concorrer neste ramo é necessário apresentar um serviço de qualidade e com resultados.

Gestão da Qualidade para condomínios

Para ser considerada uma empresa administradora de condomínios de qualidade, a empresa deve minimizar custos e aumentar receita.

Possuir departamento jurídico próprio é ótimo. Para isso a empresa pode contratar advogados que têm conhecimento do ramo de condomínios e conhecimentos da gestão contratual de condomínios.  A administradora deverá também executar com eficiência toda gestão contábil.

Serviços oferecidos por uma administradora de condomínios

Além das funções administrativas e contábeis, a administradora de condomínios deverá também convocar assembleias, organizar atas e distribuir cópias entre os moradores. Outra função é manter atualizado o banco de dados dos moradores com todas as informações dos condôminos.

A transparência da gestão deve ser um dos principais objetivos de uma administradora de condomínios, portanto, os administradores devem organizar planilhas em que contenha receitas e despesas e que esteja no formato em que todos os condomínios possam entender.

Também são imprescindíveis reuniões que fazem um balanço dos trabalhos já realizados pela administradora e os resultados que estão por vir.

A administradora de condomínios não é responsável pela terceirização de pessoal, mas é responsável pela gestão de pessoal, no que tange ao atendimento dos condôminos, disciplinas dos funcionários e qualidade dos serviços.

Receitas e custos de uma administradora de condomínios

A administradora recebe um percentual fixo de toda a arrecadação do condomínio que varia entre5 a 10% mensais e têm custos como: conta de luz, água, aluguel da instalação, despesas com materiais de escritório.

Lembrando, que a administradora pode funcionar em um espaço cedido no próprio condomínio em que terá ou não custo de locação, mas com certeza terá os custos com água, luz e telefone.

Gestão da Administradora de condomínios

As administradoras podem se organizar como uma cogestão, esse sistema funciona de forma cooperativa em que a administradora contrata um contador independente para a parte burocrática ou ainda conta com a participação de condomínios e síndicos para tarefas internas como tiragem de certidões, cópias ou pagamentos em bancos.

A cogestão só proporciona bons resultados se a participação for realizada com comprometimento e responsabilidade.

Outro sistema adotado é a autogestão, que consiste na gestão somente da administradora sem a participação de terceiros.

A autogestão por vezes é organizada por síndicos que instituíram uma administradora de condomínios; assim, todas as funções e responsabilidades ficarão por conta da administradora e como também todo o ônus e condições contratuais.

O importante é que a administradora estabeleça um sistema único de gestão, ou seja, escolha a cogestão ou a autogestão.

Recursos humanos em uma administradora de condomínios

A administradora poderá ter como principal gestor a figura de um síndico profissional, já existe no mercado diversos cursos que profissionalizam síndicos e os interessados em fazer dessa vocação uma profissão devem buscar a qualificação.

Ela poderá contratar também um síndico profissional autônomo ou ainda contar com um profissional terceirizado vindo de uma empresa prestadora de serviços para condomínios.

Para montar uma Administradora de Condomínios, os interessados devem trabalhar com ética, dedicação, transparência e respeito ás reivindicações dos síndicos, moradores e funcionários.