Aprenda Como Fazer a Administração ou Gestão de Compras da Sua Empresa
Fazer a gestão de compras da sua empresa é necessário para garantir que ela tenha todos os suprimentos para desenvolver as suas atividades e evitar o uso inadequado do dinheiro em caixa.
Uma organização que não faz a gestão de compras corre o risco de sofrer a falta de materiais para trabalhar, o que acarreta diversos prejuízos.
A gestão de compras é um processo muito importante para qualquer empresa, logo, é realizada por etapas e com cautela, envolvendo desde o planejamento da compra dos suprimentos, pesquisa dos melhores fornecedores até o melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Precisa fazer a gestão de compra do seu negócio e está com dificuldades? Acompanhe tudo sobre o assunto:
O Que é a Gestão de Compras
A gestão de compras ou administração de compras é definida como atividade responsável pela aquisição de matérias-primas e materiais para o uso interno da empresa, levando em consideração as políticas específicas determinadas por cada organização.
Este processo inclui os cálculos relacionados às despesas com estocagem e depreciação, verificação dos sistemas de custeio e a análise das instalações.
A aplicação da gestão de compras permite que a empresa tenha um melhor aproveitamento dos recursos que detém, evitando gastos que sejam desnecessários e exacerbados com materiais adquiridos em quantidade excessiva, que não são de boa qualidade ou que não serão utilizados.
O gestor de compras deve elaborar um planejamento para realizar as aquisições no período apropriado, na quantidade correta e verificar se recebeu tudo o que foi solicitado, além de trabalhar com a pesquisa e desenvolvimento de fornecedores.
A gestão de compras também prevê que o gestor mantenha um fluxo contínuo de suprimentos de modo a compreender a demanda da produção, impedindo excedentes, que podem gerar custos inesperados, e acarretando um mínimo de investimentos, tendo como finalidade não atingir o setor de operação da empresa.
Vale destacar também que é responsabilidade do setor de gestão de compras cuidar para que não faltem produtos, ou seja, tanto o excesso quanto a falta podem causar prejuízos e precisa ser observado.
Como Fazer a Gestão de Compras
Para fazer a gestão de compras de uma empresa é necessário encontrar um balanço que promova o equilíbrio entre os fornecedores, clientes, valores de custos e entrega dos produtos. Aprenda a seguir algumas dicas de como fazer a gestão de compras da sua empresa:
1- Estabeleça Objetivos
Para iniciar a gestão de compras da sua empresa você deve planejar quais são os objetivos a serem alcançados por ela no que diz respeito à aquisição dos suprimentos para trabalho.
Para estabelecer os objetivos é recomendado fazer um estudo de todos os setores da empresa e as suas respectivas necessidades, a partir daí é possível criar metas realistas para supri-las.
2- Monitore os Produtos
Uma das principais etapas da gestão de compras é o monitoramento dos produtos, caracterizando-se como uma ferramenta eficiente para identificar quais são os materiais que necessitam ser adquiridos para que a empresa continue executando as suas atividades com sucesso.
Uma das formas de monitorar os produtos é através da construção de uma planilha organizacional, onde é preciso cadastrar todos os produtos da empresa e o estoque disponível, usando nomes e códigos específicos. Toda a vez que um material for utilizado é necessário subtrai-lo da planilha.
Para empresas que possuem condição de investir um pouco, a utilização de softwares de gestão e controle de estoque, ou até mesmo um ERP, podem ser a solução ideal para manter a gestão de compras em dia.
3- Faça Uma Lista de Fornecedores
Para seguir fazendo a gestão de compras é preciso elaborar uma lista de fornecedores confiáveis, que têm condições de entregar materiais de qualidade, na quantidade desejada, com preços acessíveis e dentro do prazo que a empresa exige.
Esta lista deve ser um cadastro completo, construída em formato de planilha. O cadastro dos fornecedores precisa ter os nomes, tipos de produtos fornecidos, prazos de entregas, preços e contatos.
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4- Estabeleça Um Bom Relacionamento Com os Fornecedores
Estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores é de suma importância para conseguir fechar boas compras e negociar preços vantajosos.
Recomenda-se que o gestor trabalhe de duas formas, primeiramente, construindo um cadastro com múltiplas fontes de fornecedores e depois estreite a relação com aqueles fornecedores que têm preferência para o seu negócio, ou seja, que entregam produtos de alta qualidade, por preços atrativos e dentro do prazo exigido.
5- Negocie as Compras
A função do gestor não é apenas comprar aquilo que a empresa precisa, mas sim negociar as compras, de modo que possa aplicar o capital da melhor forma possível, evitando possíveis prejuízos.
Por isso, é indicado que o gestor de compras sempre faça orçamentos com diferentes fornecedores, dando preferência para aqueles que possuem um preço mais em conta, desde que isso não prejudique a qualidade final do material.
6- Faça a Gestão do Estoque
A gestão do estoque de uma empresa consiste em achar uma solução para a máxima disponibilidade do material com o menor estoque possível. Nesta situação, o gestor deve ter em mente que um estoque parado é o mesmo que dinheiro engessado.
Portanto, é importante encontrar uma maneira de manter o estoque de forma inteligente, comprando o necessário para abastecer a empresa e evitar que falte, mas sem cometer exageros que acarretem sobras e desperdícios.
Claro, será preciso fazer um estudo apurado para verificar quais produtos tem mais saída e precisam ter em maior quantidade.
7- Mantenha o Estoque em Segurança
Faz parte da gestão de compras manter o estoque em segurança, e cada tipo de produto exige cuidados específicos como, por exemplo, itens inflamáveis precisam ser mantidos longe de fontes de fogo e alimentos devem estar um ambientes limpos e bem arejados.
O local destinado para o estoque deve estar protegido contra eventuais problemas que causem prejuízos como incêndios e enchentes, assim, evita-se a perda do material em meio a uma crise.
8- Análise de Vendas
A análise de vendas também faz parte da gestão de compras. O gestor deve estar sempre atualizando os dados sobre as saídas dos materiais, sabendo a quantidade e quando são usados ou vendidos.
Estas informações devem ser elencadas em uma planilha e analisadas mensalmente, fazendo um estudo sobre o valor médio pago por produto e por fornecedor, o total de compras por mês e o melhor fornecedor por produto.
Dessa maneira, a empresa pode comprar dos fornecedores que realmente atendem às suas necessidades logísticas e financeiras.
Lembre-se de fazer uma divisão na sua tabela para as compras de produtos para funcionamento da empresa, como papéis, tonner, grampeadores, cadeiras, mesas e etc, e outra para os produtos que serão vendidos.
Pronto para começar a fazer a sua gestão de compras? Lembre-se que para ter um negócio de sucesso é preciso conhecimento, por isso, veja os 11 maiores erros que você deve evitar para não quebrar!
★ Dica Importante!
Para qualquer negócio que você for montar é importante fazer um planejamento. Para isso, estude em livros, contrate uma consultoria ou use o Kit Novo Negócio.
Enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!