Como Administrar uma Empresa de Sucesso 【Guia 2023】

Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil, independentemente do tamanho, seja ela microempresa ou um negócio com centenas de funcionários.

Mas acredite, saber como administrar uma empresa é fundamental para o sucesso da ideia de negócio, sem isso é bem provável que ela entre para a estimativa de falência nos primeiros 2 anos.

O primeiro passo para quem administrará uma empresa está no estudo de viabilidade e plano de negócios.

Muitos empreendimentos já começam fadados ao insucesso, justamente por falta de análise prévia de mercado, despesas, faturamento, margem de lucro, ponto de equilíbrio, entre tantos outros fatores.

Se você está iniciando e tem dúvidas sobre a análise de viabilidade financeira e local sugiro conferir este vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=k5OQUJZGZsU&

Então, afinal, como administrar uma empresa? Neste post você vai descobrir! Mas antes, você sabe como a administração de uma empresa funciona? Este é o ponto de partida!

Como funciona a administração de uma empresa

Ao iniciar uma empresa ou até mesmo adquirir uma já existente é preciso entender o contexto geral do negócio. É uma espécie de “se inteirar” sobre tudo.

Qual é o produto/serviço principal, famoso carro chefe? Quem é o público-alvo? Qual é a margem de lucro e ponto de equilíbrio financeiro? As expectativas mensais, semestrais e anuais?

Esse é um passo “inicial” obrigatório para poder começar a administrar um negócio. Depois disso podemos pensar propriamente na administração de uma empresa.

A administração da empresa nada mais é do que gerir TODOS os setores, desde o financeiro, comercial, relacionamento com o cliente, estoque, jurídico até o marketing.

Claro, você pode ter uma equipe responsável por cada área, mas ainda assim as decisões finais partirão do administrador.

Assim, não é exagero dizer que na administração de uma empresa é preciso ter ao menos um conhecimento mínimo sobre todas as áreas do negócio e uma visão concreta do que espera alcançar com a ideia de negócio.

Principais cuidados ao administrar uma empresa

Em regra, um dos problemas mais comuns enfrentados por empreendedores iniciantes é a gestão financeira.

Felizmente, os novos empreendedores de hoje já começam sua empresa adotando um sistema de gestão. Isso é ótimo até mesmo para suprir uma falta de experiência administrativa, já que nesses softwares há todos os procedimentos necessários para organizar uma empresa, desde estoque, comercial ao financeiro.

Então, caso esteja “perdido” nas contas do negócio faça o seguinte:

• Controle de contas a pagar e receber
• Crie um fluxo de caixa imediatamente (se já não tiver)
• Analise o fluxo de caixa para saber a saúde financeira do negócio
• Encontre os produtos que estão trazendo prejuízos e reestruture a margem de lucro
• Cobre todos os inadimplentes
• Procure setores e situações para fazer corte de custos
• Invista em marketing e estratégias para aumentar as vendas e, consequentemente, o faturamento

Normalmente isso resolve os problemas financeiros, contudo, se no seu caso não funcionou significa que o problema é grande, neste caso é preciso refazer a estrutura “primária” do negócio através de uma nova análise da ideia de negócio.

Também, tome cuidado com a comunicação interna para evitar falhas de comunicação. Muitos problemas ocorridos em uma empresa são gerados por dificuldade ou ausência de comunicação, principalmente pelo administrador (líder).

Por isso, começar já com um plano para evitar esse tipo de situação é uma ótima iniciativa que vai acostumar todos os funcionários desde o início aos rituais de comunicação;

O plano de marketing também é essencial para o pontapé inicial da empresa e quando somado às campanhas de publicidade adequadas e com bom ROI costuma melhorar o ânimo de todos, um excelente início de negócio.

O administrador precisa definir ao menos o esboço de uma estratégia, para que um profissional de marketing possa desenvolvê-lo. Essa definição básica permite elaborar ações iniciais para a captação de clientes.

Lembre-se de tomar cuidado com as vendas a prazo, taxas de juros e, principalmente, não se iluda com as boas vendas na inauguração. Lembre-se também de calcular corretamente o preço do produto e a margem de lucro.

E, EM HIPÓTESE ALGUMA, ENTRE EM GUERRA DE PREÇOS, para conseguir ultrapassar seu concorrente crie diferenciais competitivos.

Os 6 Setores da Empresa Turbulentos na Administração

Ao montar uma empresa ou iniciar como administrador certamente irá se deparar com problemas ou no mínimo “a necessidade de intervir” em um, dois, talvez até em todos estes 6 setores que são os pilares do sucesso do negócio:

Controle de Estoque

O estoque é muito importante para uma empresa, principalmente quando há comércio de mercadorias. Ele deve ser controlado com rigor, desde seu pedido ao fornecedor, sua entrada e cadastro na empresa até sua saída, com a emissão da nota fiscal.

Com uma organização detalhada, a empresa evita perdas e roubos e pode ter exata noção do que tem, do que precisa e quando há material obsoleto.

Isso diminui o congelamento de mercadorias (aqueles produtos que ficam em estoque e não vendem), permite saber quais produtos comprar em menor quantidade e, acima de tudo, quando uma determinada mercadoria terminou para pedir aos fornecedores com antecedência.

Para facilitar a gestão de estoque o ideal é usar um software de controle de estoque em que realiza a integração entre pedidos, vendas realizadas e estoque. Assim, quando o vendedor dá a ordem já aparece se existe ou não produto disponível e, se vendido, é diminuído da quantidade existente no controle de estoque.

Gestão Financeira

Controla o caixa, entradas e saídas, investimentos, custos, despesas, contas a pagar e receber, impostos e tudo que possa movimentar o dinheiro da empresa, direta ou indiretamente.

Em geral, a gestão financeira utiliza softwares ou planilhas financeiras para ajudar e atingir um controle máximo de tudo.

A gestão financeira é considerada uma das áreas mais importantes e, sinceramente, talvez a mais difícil. Isso porque é através dela que é possível descobrir falha nos demais setores.

Por exemplo, se há um aumento significativo na saída de caixa para fins de pagamento de verbas rescisórias trabalhistas significa que o setor de Recursos Humanos está com problema ou então os líderes de setores.

Assim, com uma boa gestão financeira o administrador consegue identificar problemas em diferentes setores antes mesmo de “estourar” as consequências.

Recursos Humanos

Mesmo que a gestão de recursos humanos esteja direcionada para outros funcionários, o administrador precisa estar ciente de todo o processo, para que possa montar sua equipe de acordo com o projeto da empresa.

Desde a criação da vaga, a definição do perfil desejado e seu processo seletivo, a contratação de um funcionário é crucial para o bom andamento da empresa.

A escolha de profissionais qualificados e eficientes, que possuam controle emocional para ter uma boa relação interpessoal e comprem a ideia da empresa, faz a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Funcionários que atendam aos requisitos: experiência, conhecimento e motivação costumam trazer resultados acima da média e, consequentemente, aumentar o faturamento do negócio.

Marketing

O maior erro de todos é pensar no marketing como custo em vez de investimento. O que TRAZ DINHEIRO PARA O NEGÓCIO É O MARKETING. Se as suas campanhas de marketing geram prejuízo é porque tem um ROI negativo, o problema não é o marketing e sim A SUA FORMA DE FAZÊ-LO.

Marketing e campanhas publicitárias quando executadas com sucesso geram dinheiro e não despesas, lembre-se disso!

O administrador precisa ajustar com seu departamento de marketing o tipo de público que deseja atrair para sua empresa e, principalmente, a imagem que julga ideal para a marca. O marketing certo traz sucesso e lucro, já o errado pode destruir a boa reputação de um negócio.

É fato, sem marketing a empresa não sai do lugar. Ela precisa que saibam de sua existência, sua qualidade e o produto que oferece. E não basta só saber, o cliente precisa se encantar. Indo mais além, o cliente ideal é o que está plenamente satisfeito e indicando a empresa como referência a todos ao seu redor.

Não há mágica, há sim uma boa estratégia para que isso aconteça. Afinal, se o bom trabalho de marketing atrai clientes e os chamados leads (possível futuro cliente), o mal afasta e causa desconfiança.

Claro que uma gerencia de marketing não faz uma campanha para causar prejuízos a empresa, tudo que ele quer é ganhar. Mas por vezes, devido à falta de experiência ou até de talento, ele pode cometer erros graves e inesquecíveis para a rede já tão viralizada.

Por isso é de fundamental ter um profissional qualificado no setor de marketing, definição de estratégias, metas, objetivos e o administrador/proprietário sempre fazer uma revisão final para a aprovação das campanhas.

É um grande erro quando o empresário de uma pequena ou microempresa acredita que marketing sirva apenas para organizações de maior porte. O pequeno empreendedor precisa se sobressair dos demais e ser reconhecido, mas só com o marketing isso pode ser viável.

Isso explica porque há tanto interesse em uma determinada marca, enquanto ignoram uma similar. Fazer acontecer, conquistar uma boa reputação e fidelizar os clientes é tudo que uma estratégia almeja receber em troca.

O profissional de marketing precisa ter amplo conhecimento do mercado atual e suas tendências, fazer uma análise constante de seu cliente e seu poder aquisitivo, estudar a concorrência e investigar a demanda, além de ter perspectivas de futuro da empresa.

Para melhor compreender e direcionar a equipe, é função do marketing fazer a gerência do produto, a definição de preços junto com o comercial.

Parecem muitas atribuições para um só setor, mas como lançar um produto sem saber se há demanda? E qual é o momento certo para colocá-lo no mercado?

A gerência de produto identifica as necessidades do mercado e repassa à administração para que seja desenvolvido um produto que a supra. Seu lançamento também é cuidado com rigor, para que cause o impacto desejado com o público alvo.

Sem um planejamento adequado, especialistas no assunto e estratégia, nada disso seria possível. ALÉM DE INVESTIMENTO, é claro!

Um método muito utilizado para descobrir quem seria o potencial cliente é a definição de personas.

As personas são personagens fictícios criados com base em dados reais para representar os diferentes tipos de usuário dentro de um alvo demográfico. É uma ferramenta usada para segmentar o mercado.

Com a definição de personas se sabe mais precisamente o perfil do cliente que a empresa vai buscar e quem pode se tornar um possível comprador de seu produto ou serviço e principalmente, quais meios de comunicação tem maior potencial de impacto sobre ele.

O apoio que o marketing dá ao setor de vendas é fundamental para que atinja seus objetivos, auxiliando com números, relatórios, material físico de divulgação e suporte nas estratégias.

O pós-marketing também é responsável pela manutenção do cliente e sua fidelização. Executado, é de vital importância a mensuração dos resultados obtidos

Vendas

Não basta quantidade e sim qualidade nas vendas. Isso significa que vender para ter uma boa margem no final do mês, mas da maneira errada e causar uma rejeição, pode ocasionar prejuízo em longo prazo.

Para vender com eficiência é importante se ater ao que realmente o produto ou serviço faz e não prometer experiências frustrantes, que não vão se concretizar.

Também, ensine os seus vendedores técnicas de vendas especializadas para aumentar a conversão “olheiros” em compradores.

Vale lembrar que o erro mais comum encontrado no setor de vendas é tentar vender características dos produtos ou serviços em vez de vantagens.

Por exemplo, supondo que esteja vendendo uma televisão de 50’ polegadas, SMART e 3D.

O vendedor falar essas características dificilmente convencerá um potencial cliente que está em dúvida, diferentemente se falar das vantagens como, com esta televisão os filmes ficam mais reais e você conseguirá juntar toda sua família para passar um tempo juntos.

Entendeu a diferença.

E não se esqueça de fixar metas de vendas para a equipe e para vendedores individualmente. Elas devem ser diárias, semanais, mensais e semestrais. Claro, sempre dê bônus e recompensas ao alcança-las.

Fornecedores, Colaboradores e Clientes

Essa tríade é o conjunto que faz o seu negócio andar, sem eles o fracasso é GARANTIDO. Veja:

• Fornecedores: são responsáveis por fornecer a matéria-prima ou produtos (sem eles, o que venderá?)
• Colaboradores: também chamados de funcionários ou até terceirizados, são os responsáveis por fazer com que seu produto/serviço aconteça e chegue até o destinatário final (exceto quando você presta serviço como autônomo ou prestador individual).
• Clientes: sem eles tudo foi em vão, afinal, é do dinheiro e aprovação deles que você precisa.

Um dos fatores mais importantes para se ter uma boa reputação com todos esses 3 pilares é a pontualidade e cumprimento de obrigações.

Seu cliente fez uma encomenda? Ela deve chegar no prazo e exatamente como o prometido. Isso aconteceu? Ele estará satisfeito. Quer fazer mais? Preste um bom suporte pós-venda e ofereça algo que ultrapasse as expectativas (faça o produto chegar antes, dê um brinde, ligue e pergunte se gostou, seja DIFERENTE dos concorrentes). Pronto, seu cliente está fidelizado!

Os fornecedores amam clientes que pagam em dia. É apenas isso que eles esperam de você, que cumpra o limite mínimo de pedidos contratados e cumpra com os pagamentos dentro das datas.

Por fim, os colaboradores (funcionários e prestadores de serviços). Aqui está o grupo em que a administração precisa tomar mais cuidado.

Os colaboradores bem treinados, experientes e com eficiência na prestação do serviço frequentemente são bombardeados de novas propostas de trabalho com remuneração melhor do que a atual e, se não existir um diferencial atrativo, acredite, você perderá bons funcionários.

Esta rotatividade de funcionários é péssima para o negócio e faz com que a produção caia muito, sem contar a desestabilização do clima organizacional.

Por isso segue algumas dicas para aumentar a satisfação da sua equipe de funcionários e mantê-los dentro da sua empresa:

• Pague todas as obrigações em dia e evite “pagamento por fora”.
• Além do salário, dê um bônus para bom desempenho das atividades, batimento de metas, etc, próximo do final do mês, dia 20 por exemplo, momento em que normalmente estão sem dinheiro.
• Dê cursos de aperfeiçoamento.
• Valorize os funcionários, motive-os e acima de tudo, elogie quando executarem a atividade com maestria.
• Faça confraternizações.
• Seja como eles, converte, saiba seus nomes. Faça com que os funcionários sintam que o “proprietário/administrador” está junto deles e não “acima”.

Essas são dicas valiosas e que vão ajudar, e muito, a reter seus funcionários.

Ferramentas para Administrar uma Empresa

Existem diversas ferramentas que podem ajudar ou até são consideradas “obrigatórias” por especialistas para fazer uma administração de empresa. Vale lembrar que ferramentas são desde programas até um plano de negócio, por exemplo. Vamos conhecer as principais:

Plano de negócios

O plano de negócios é um documento escrito, detalhado com todo o planejamento dos setores da empresa e informações relevantes, como capital necessário para abertura, expectativa de faturamento, estratégias de marketing, etc.

O objetivo é proporcionar uma visão geral e completa da ideia de negócio e facilitar a análise de viabilidade. Também servirá como um “passo a passo” para seguir.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um registro de todas as entradas e saídas de caixa, podendo ser realizado em uma planilha automatizada, software especifico ou manualmente.

Facilita na administração da empresa e permite descobrir erros financeiros, além de saber se o negócio está ou não trazendo o lucro líquido esperado.

Estudo de mercado e produto

O estudo de mercado e produto auxilia muito na administração da empresa, pois com esses dados em mãos é possível saber qual caminho seguir e basear as decisões com foco no público-alvo.

Também, em algum momento, é comum ter de “retirar” determinados produtos da empresa e inserir novos, e isso somente poderá ser feito com sucesso a partir do estudo de produto.

Planejamento de vendas

O planejamento de vendas estabelece as estratégias a serem adotadas, metas e objetivos para atingir e cria uma estrutura sistemática com foco em alcançar o faturamento estimado.

Nele deve conter uma espécie de passo a passo e precisa ser bem completo.

Programa de Controle de Estoque

Um estoque organizado e rigorosamente administrado reduz margem de erros, custos e garante que os clientes recebam os produtos que comprarem.

Para isso um programa de controle de estoque é fundamental, então aproveite o nosso conteúdo com sugestões.

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