Estrutura Organizacional – Passo a Passo de como Criar na Empresa

6 dicas para ter uma estrutura organizacional invejável

A estrutura organizacional de uma empresa repercute diretamente na capacidade de trabalho e até mesmo na produção/lucratividade. Existem casos de empresas que ao trabalhar a sua estrutura organizacional tiveram impressionante aumento de produtividade e faturamento acima de 100%.

E o que é a estrutura organizacional de uma empresa que pode repercutir de forma tão significativa em um negócio?

A estrutura organizacional é forma de alocar, distribuir e organizar a mão de obra/pessoas que fazem parte da empresa, de modo a potencializar o aproveitamento e atingir o máximo do desempenho de cada uma.

Alguns dos problemas enfrentados quando a estrutura organizacional está incorreta são a dificuldade em controlar os níveis de demanda, contratação de funcionários, falta de plano de carreira eficiente, baixo desempenho dos empregados, entre outros.

Quer melhorar a organização da sua empresa? Então aproveite estas dicas:

1. Estude a estrutura e hierarquia interna da empresa

Você não terá como criar uma estrutura interna na sua empresa sem saber como deseja que ela seja, concorda? Por isso é preciso fazer um estudo aprofundado sobre a forma que você deseja que a empresa trabalhe.

Para que uma estrutura organizacional funcione corretamente é preciso ter uma ordem hierárquica, e não estou dizendo de “quem manda em quem”, mas sim de dependência de cargos.

Por exemplo, uma secretária que irá cuidar da agenda precisa repassar as informações de determinada maneira para o profissional que irá atender, assim como os valores que foram cobrados para o responsável pela contabilidade, emissão de notas e até a declaração de impostos.

Então, por que não lhe entregar uma estrutura organizacional pronta para simplesmente por em prática? Simples, isso precisa ser criado de acordo com cada negócio, observando as especificidades.

Por exemplo, negócios que trabalham com criatividade ou inovadores, como é o caso de agências de marketing digital e até mesmo o Facebook ou Google, costumam ter estruturas organizacionais hierárquicas horizontais.

O Ambiente de trabalho é mais colaborativo, objetivando obter pró-atividade e participação espontânea dos funcionários. Este clima gera uma maior motivação para o trabalho e tende a trazer bons resultados.

Já em empresas maiores e com atividades de produção (normalmente), como é o caso de metalúrgicas, construtoras e fabricantes de veículos, por exemplo, tem-se uma estrutura vertical, ou seja, existem cargos uns acima dos outros e bem acima uma diretoria.

Neste caso existirão dezenas de regras e procedimentos a serem seguidos. É comum ser encontrada esta estrutura em empresas com muitos funcionários e que necessite de uma padronização.

2. Desenvolva um modelo organizacional

Existem diversas opções de modelos organizacionais, contudo, é preciso encontrar um que realmente se adapte a realidade da sua empresa. Esta tarefa é quase “impossível”, por isso você precisará modificar o modelo.

Para alterar o modelo tem-se de conhecer as dificuldades que serão enfrentadas em cada setor da empresa, bem como a estrutura que se almeja.

Hoje, tem-se basicamente 2 tipos de modelos organizacionais:

• Organograma: é o modelo mais clássico, nele a empresa possui divisões em setores: financeiro, administrativo, recursos humanos, comercial, marketing, vendas, estoque e etc. É uma boa forma de organizar um negócio, mas lembre-se de estabelecer as dependências e chefes de setores; Você encontrará esta estrutura em empresas com atividades repetitivas, que buscam uma especialização dos seus funcionários para maximizar os resultados.

• Projetista: já na estrutura organizacional projetista você terá núcleos interdependentes, os quais irão atuar do início ao fim para resolver as dificuldades dos clientes. Embora estes núcleos possam ter atividades específicas, o que diferencia é a autonomia que cada um possui. São vários micro grupos responsáveis por X atividades.

Ao escolher o modelo organizacional que melhor se adapta a sua empresa, comece as modificações de setores, cargos, quantidade de funcionários, colaboradores, interdependências, graus de hierarquias e demais etapas.

3. Comunicação é a chave da Estrutura Organizacional

Este é um ponto que empresários sem conhecimento de estrutura organizacional erram com frequência. A falta de comunicação pode impedir que a mais bela estrutura organizacional desempenhe sua função de forma eficiente.

Especialistas afirmam que não se deve ter mais do que 3 graus hierárquicos até o CEO da empresa, devido ao risco de comprometer a comunicação, já que, quanto maior os graus hierárquicos, menor será a probabilidade da palavra do presidente chegar até a linha de frente.

Ainda, pior do que não chegar o que o presidente da empresa busca informar, é a informação modificada, passada de grau a grau e que, no final, pode tomar outro entendimento.

Já o contrário também é prejudicial, pois, caso o CEO da empresa não consiga receber as informações da linha de frente como faturamento, estoque, feedbacks, reclamações de clientes, entre outras, terá dificuldades em tomar as decisões assertivas.

Para minimizar estes erros, uma boa dica é fazer uso de um sistema de integração de informações (ERP ou SIG), irá melhorar bastante a comunicação interna da empresa, mas mesmo assim, respeite a regra de no máximo 3 graus do CEO até a linha de frente.

4. Demanda: Aumentar ou Diminuir a Produção

É comum o quadro de funcionários sofrer alterações de acordo com a demanda, e não é para menos, caso você tenha tido uma brusca queda na busca pelo seu produto, por óbvio terá de diminuir a produção e, consequentemente, demitir alguns funcionários.

Avalie com frieza e muito cuidado a necessidade de contratação e demissão de funcionários, além da forma como irá restabelecer a estrutura organizacional da sua empresa, que pode vir a ficar prejudicada em razão do quadro de funcionários.

Por isso, manter um prévio planejamento estratégico em caso de aumento ou redução de demandas pode ser a melhor opção para diminuir os problemas causados pela variação do mercado e economia.

5. Comece a empresa corretamente com a estrutura organizacional

Sim, a estrutura organizacional pode ser implementada ou corrigida em uma empresa já em funcionamento, contudo, por que iniciar o seu empreendimento da forma errada?

Ao iniciar seu próprio negócio terá uma visão clara, objetivos e valores a serem seguidos, além disso, terá uma projeção do que almeja com a sua empresa, podendo desenvolver toda a sua estrutura organizacional voltada para isso.

Iniciar com menos funcionários e ir aumentando o quadro, estabelecendo gerentes e demais graus hierárquicos é mais fácil do que ter de alterar toda o modelo estrutural de uma empresa posteriormente, então, resguarde um tempo para criar a sua estrutura de empresa e inicie corretamente.

6. Cuidado com as contratações

Contratar um funcionário é uma das tarefas mais importantes, por isso, ter certeza de que o colaborador é o que você precisa para a sua empresa, está disposto a “vestir a camisa” e acima de tudo, é de confiança, deve ser suas prioridades.

Esta situação se torna ainda mais importante quando pensado nos graus hierárquicos. O gerente do setor de estoque, por exemplo, terá a seu bel prazer uma série de “regalias” que podem ser obtidas, assim como o pessoal das vendas, por isso confiança é tão importante.

Busque as seguintes características ao contratar um profissional para a sua empresa:

• Confiabilidade;
• Credibilidade;
• Honestidade;
• Conhecimento técnico;
• Pró-atividade;
• Capacidade de se adaptar ao ambiente;
• Liderança (em casos de graus hierárquicos);

Estas são as características comuns buscadas para montar uma boa estrutura organizacional, mas claro, você precisa observar os pontos específicos da sua empresa.

Espero tê-lo ajudado a montar uma estrutura organizacional de sucesso e melhorar o seu faturamento. Comente!