Controle de Caixa: O que é | Como Fazer 【Planilha BÔNUS】

O controle de caixa é uma ferramenta de gestão comumente citada por empreendedores e administradores considerada “obrigatória” em todo negócio.

Isso porque, sem um controle efetivo do caixa, perde-se toda a noção da saúde financeira do negócio e ao mesmo tempo inviabiliza a análise por outros setores da empresa pela falta de dados.

Um exemplo prático é: como saber o ROI (Retorno Sobre Investimento) de uma campanha de marketing se não souber quantas vendas e entradas de dinheiro teve no caixa? Ou o valor líquido após os custos?

Ficou interessado? Então veja tudo sobre controle de caixa neste post!

O Que é Controle de Caixa?

O controle de caixa é um método de administração focado em fiscalizar todas as transações que ocorrem no caixa da empresa (entradas, saídas, lucro bruto e líquido).

Isso é feito a partir das análises das quantias em dinheiro que entram no caixa do negócio (por exemplo, vendas realizadas) e valores descontados do caixa (pagamento das contas e salários dos funcionários).

Esse controle deve ser realizado com base em um período diário para evitar erros ou não lançar os dados. Semanalmente e mensalmente é possível fazer uma análise do caixa ou

Ao instaurar o controle de caixa do negócio todas as questões que envolvem dinheiro são estudadas de maneira minuciosa e o empresário consegue entender com maior exatidão o seu negócio e descobrir problemas em diversos setores da empresa.

Como Funciona o Controle de Caixa

O controle de caixa, também chamado por muitos de fluxo de caixa, funciona como um registro de todas as operações criando um “sistema” de entradas e saídas financeiras.

Ao final do dia (normalmente) é realizado o fechamento de caixa e as informações lançadas em uma planilha automatizada, quando não utilizado um software próprio que faz o lançamento imediato após as entradas/saídas de dinheiro.

O ponto positivo de usar softwares ou uma planilha de qualidade e automatizada de controle de caixa é que ao final do mês é possível ver gráficos dinâmicos e análises detalhadas.

Veja um exemplo de fluxo de caixa:

O que são entradas e saídas de caixa?

As entradas e saídas de caixa são os valores financeiros (dinheiro) que formam o fluxo de caixa, por exemplo, uma venda registra ENTRADA de caixa, enquanto o pagamento de um fornecedor é SAÍDA de caixa.

Esse balanço entre entradas e saídas de caixa trazem ao final o lucro bruto líquido, bruto e despesas.

Por que fazer o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa costuma ser diário ou semanal, justamente para “manter o controle rígido das finanças” e também para retirar os valores do caixa da empresa com o objetivo de diminuir prejuízos em caso de furtos ou roubos.

Veja os principais motivos do porquê fazer o fechamento de caixa diário ou semanal:

• Maior controle sobre as finanças da empresa.
• Diminui valor em espécie do caixa e reduz riscos de roubos/furtos.
• Aumenta as chances de descobrir falhas no negócio ou em um determinado setor.
• Permite descobrir se o negócio está tendo lucro ou não, bem como se atinge o ponto de equilíbrio financeiro.

Por Que Fazer o Controle de Caixa?

Imagine uma empresa em que não há fiscalização em relação aos valores que circulam no seu caixa. Sabe o que vai acontecer com ela?

Em pouco tempo este estabelecimento começará a apresentar falhas em decorrência da falta de organização e certamente irá culminar em prejuízos financeiros que irão “respingar” em todos os setores do negócio, comprometendo os seus serviços.

O que poucos empreendedores sabem é que todos os setores de um negócio são interligados e que, ao acontecer algum problema em determinada área, logo as outras serão afetadas, como uma espécie de contaminação. Essa forma de contágio pode ser financeira, emocional ou de dependência.

Portanto, um dos principais motivos para fazer o controle de caixa é o fato de trazer organização para a empresa, reduzir os riscos de problemas financeiros e, acima de tudo, facilitar a análise de problemas dentro da empresa através da observação das variações financeiras.

Isso tudo é possível porque o controle de caixa permite que se descubram quais são exatamente os valores do seu fluxo de caixa, podendo analisar o quanto está recebendo e gastando, verificando se os resultados estão em harmonia ou é necessário replanejar o negócio, além de descobrir possíveis variações indesejáveis no negócio.

Exemplo de Controle de Caixa

Como pode perceber o controle de caixa é uma análise do fluxo de caixa.

Abaixo uma imagem de fluxo de caixa para entender o funcionamento:

Ao observar a imagem podemos perceber que a média de lucro líquido é de R$ 4.650,00, uma margem de entrada total de R$ 14.000,00 e despesas de (saída) R$ 9.350,00.

Com a análise é possível observar custo por custo, tudo de forma detalhada, assim, fica claro eventuais excessos ou possíveis melhoras de ganhos ao fazer o controle de caixa.

Programas de Controle de Caixa

Boss Controle de Fluxo de Caixa

É um app com versão grátis e premium, com uma interface simples e interativa. Ao fazer o lançamento dos dados é apresentado gráficos dos ganhos, despesas e muito mais.

RP Controle Financeiro

Programa completo com dezenas de funções, desde o fluxo de caixa até cadastro de fornecedores, funcionários, notas promissórias, etc.

O programa é gratuito para testar, mas o valor da versão Premium é acessível.

Planilha de Controle de Caixa Grátis

A planilha automatizada ainda é uma das melhores opções de controle e fluxo de caixa e melhor, normalmente é gratuita.

Por isso disponibilizamos uma versão simples e que pode ser baixada aqui (Planilha de Controle de Caixa Automatizada).

Como Fazer o Controle de Caixa

Você deseja agregar mais segurança e praticidade no setor financeiro do seu negócio? Isso é essencial para ter uma administração de qualidade e pode ser feito por meio do controle de caixa, o qual envolve todos os aspectos referentes ao dinheiro que circula na empresa.

Por isso, acompanhe abaixo nosso passo a passo de como fazer o controle de caixa:

1- Tenha um Fluxo de Caixa Para Montar o Controle de Caixa

Você vai dar início ao controle de caixa da sua empresa? Para cumprir com esta tarefa é necessário fazer uma análise do fluxo de caixa. Podemos dizer, de forma simplificada, que o fluxo de caixa é as quantias em dinheiro que entram e saem do caixa do negócio dentro de um período histórico (1 mês, por exemplo).

O fluxo de caixa envolve as movimentações financeiras da empresa como, por exemplo, as vendas de produtos/serviços e pagamentos das contas.

Para elaborar um fluxo de caixa, o ideal é utilizar uma planilha do Excel ou software específico, elencando todos os valores de ganho (positivo) e de gastos (negativo).

É interessante fazer os positivos de uma cor e os negativos de outra, além de aplicar gráficos, com isso tornará a análise mais rápida e visual.

2- Determine Um Período de Controle de Caixa

É necessário determinar um período que o controle de caixa levará em consideração, podendo ser mensal, semestral, anual, enfim, ficará ao seu critério o período.

Portanto, procure avaliar quanto tempo a fiscalização deve compreender, lembrando que para a análise o ideal é evitar um espaço de tempo muito curto, pois não terá dados suficientes para verificação, e nem muito longo, uma vez que o acúmulo de informações torna a interpretação mais dificultosa.

Quanto maior o período de controle de caixa, maior será a precisão dos dados, porém, mais complexa e demorada será a sua análise.

Sendo assim, o recomendado é que o controle de caixa seja feito em um período de um mês, que é tempo suficiente para obter dados precisos e ter um parâmetro para avaliar como tem sido o desempenho financeiro do negócio.

Neste caso, o controle deve ser renovado a cada mês, isso é essencial para manter as informações atualizadas e agregar praticidade ao processo de fiscalização.

Também, faça uma análise com 6 meses de fluxo de caixa para verificar se os dados mensais convergem em longo período.

Veja, por exemplo, supondo que 1 mês, 2 meses o controle de caixa apresente que o negócio está bem, bons ganhos, altos lucros, contudo, ao fazer a análise de 6 meses ou 1 ano perceba uma taxa de crescimento menor.

Isso significa que o seu negócio pode estar enfrentando problemas, um exemplo clássico é a sazonalidade.

3- Registre as Contas a Receber no Controle de Caixa

É comum algumas pessoas fazerem o controle de caixa sem levar em consideração as contas a receber, o que, após determinado período (muito curto), torna o controle de caixa desatualizado e impreciso, já que a quantidade de dinheiro teve uma significativa alteração.

Um dos primeiros passos para ter mais domínio das questões financeiras da sua empresa é começar fazendo um registro de todas as contas a receber.

A partir disso é possível ter uma visão exata dos rendimentos e, consequentemente, do desempenho do negócio. Os valores que entram no caixa da empresa devem ser agrupados em formato de relatório.

Para registrar as contas a receber, faça um levantamento de todas as fontes que geram dinheiro, comece pelas vendas que são realizadas junto aos consumidores, tanto as que são pagas à vista quanto as que são quitadas a prazo.

Não se esqueça de registrar os valores que vêm de outras áreas, que não necessariamente das vendas. Depois é possível somar todas as contas a receber para chegar ao valor total de rendimentos do negócio.

Uma dica interessante é levar em consideração as contas a receber não apenas no controle de caixa, mas também as inserir no próprio fluxo de caixa.

4- Registre as Contas a Pagar Para Fazer o Controle de Caixa

Para dar prosseguimento ao controle de caixa da sua empresa é necessário fazer o registro das contas que ela tem a pagar, sendo este um dos principais fatores para atingir resultados mais eficazes.

Nesta etapa, você deve começar entendendo que toda a empresa tem contas fixas e variáveis.

As contas fixas são aqueles gastos que o negócio tem que arcar todo o mês como: luz, água, internet, telefone, fornecedores, aluguel, enfim, tudo o que é fundamental para operar o serviço fim.

Já as contas variáveis são aquelas que acontecem eventualmente como: reformas, conserto de máquinas, rescisão trabalhista, entre outras coisas. Separe os custos fixos dos variáveis, descreva-os de forma detalhada em um relatório.

5- Analise o Fluxo de Caixa da Empresa

Você fez o levantamento de todos os dados referentes aos valores que entram no caixa da empresa?

Ao fazer isso, por si só, já está tomando conhecimento sobre a saúde financeira do seu estabelecimento comercial e estabelecendo um controle de caixa. No entanto, é preciso ir além e fazer uma análise do fluxo de caixa.

Tendo os relatórios em mãos, procure verificar as quantas andam o faturamento e endividamento do seu negócio, se os valores estão de acordo, ou se um está se sobressaindo em relação ao outro.

Por exemplo, uma empresa estará enfrentando problemas quando está gastando mais do que fatura.

6- Faça Aprimoramentos com o Controle de Caixa

O controle de caixa é um método que também deve ser colocado em prática para que a empresa faça aprimoramentos no seu setor de finanças.

Através dos dados obtidos, o gestor pode elaborar planejamentos para reduzir o excesso de custos ou otimizar a aplicação dos rendimentos recolhidos.

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