Controle de Caixa Em 6 Passos

Controle de CaixaJá sabe fazer o controle de caixa? Veja agora mesmo em 6 passos como ter o controle de caixa.

Gerenciar uma empresa é uma tarefa difícil, pois é necessário administrar todos os seus setores, uma vez que eles funcionam de forma integrada e em harmonia, logo, quando uma área não está bem, fatalmente as restantes também começarão a apresentar um desempenho insatisfatório, gerando uma série de prejuízos, os quais serão rapidamente sentidos no fluxo de caixa do negócio.

Você não quer que a sua empresa enfrente situações delicadas na área das finanças, correto? Pois bem, para evitar que isso aconteça é recomendado tornar mais rígido o controle sobre o seu dinheiro, sendo que uma das melhores opções de se fazer esta tarefa é através do controle de caixa. Essa ferramenta permite saber com exatidão os valores que entram e saem da sua empresa.

Fazer um controle exige separar parte do seu tempo para analisar os balanços financeiros negócio, além de estabelecer ferramentas que talvez você não utilize ainda na sua empresa, como é o caso do fluxo de caixa e planilhas financeiras.

Também, após iniciar o controle de caixa, é indicado fazer uma reunião com os principais gestores e diretores da empresa, juntamente com os líderes de cada setor, explicando o porquê está fazendo o controle de caixa, quais os objetivos, as vantagens e o que cada um terá de fazer para colaborar.

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Talvez, em um primeiro momento, fazer essa reunião possa parecer algo desnecessário, porém, caso não faça, alguns funcionários poderão se sentir mal por você estar controlando o caixa (suspeitas), sem contar o fato de que precisará que eles executem determinadas atividades que, muitas vezes, não fazem, como é o caso de lançar exatamente todos os dados na planilha de estoque ou movimentos financeiros.

Quer ser um empreendedor? Veja nosso texto sobre o que é ser empreendedor.

Tomar conhecimento de todas as questões financeiras do negócio é essencial para realizar uma boa administração, de modo a reduzir as possibilidades de erros e aumentar as chances de ser bem sucedido no mercado. O controle de caixa pode ser colocado em prática a partir de várias etapas, os quais são essenciais para obter resultados que auxiliam no seu planejamento econômico.

Devido à importância de ter um controle de caixa eficiente, tomamos por bem criar esse texto aqui no site para você melhorar o desempenho financeiro e organizacional dentro da sua empresa. Confira agora mesmo mais informações e um passo a passo de etapas para montar o controle de caixa.

O Que é Controle de Caixa?

A sua empresa requer cuidados especiais no seu setor de finanças? Neste caso, uma das principais medidas que podem ser tomadas para otimizar os seus negócios do ponto de vista financeiro é promover o controle de caixa, que se caracteriza por ser um método de administração, que desempenha o papel de fiscalizar todas as transações que ocorrem no caixa da empresa.

O controle de caixa é feito a partir das análises das quantias em dinheiro que entram no caixa do negócio como, por exemplo, provenientes das vendas realizadas para o público consumidor e dos valores que saem do caixa como o pagamento das contas e salários dos funcionários. Ao instaurar o controle de caixa do negócio todas as questões que envolvem dinheiro são estudadas de maneira minuciosa.

Baixa nas vendas? Pode ser desmotivação. Confira nosso texto sobre dicas para motivar funcionários.

Por Que Fazer o Controle de Caixa?

Imagine uma empresa em que não há fiscalização em relação aos valores que circulam no seu caixa. Sabe o que vai acontecer com ela? Em pouco tempo este estabelecimento começará a apresentar falhas em decorrência da falta de organização e certamente irá culminar em prejuízos financeiros que irão “respingar” em todos os setores do negócio, comprometendo os seus serviços.

O que poucos empreendedores sabem é que todos os setores de um negócio são interligados e que, ao acontecer algum problema em determinada área, logo as outras serão afetadas, como uma espécie de contaminação. Essa forma de contágio pode ser financeira, emocional ou de dependência.

Portanto, um dos principais motivos para fazer o controle de caixa é o fato de trazer organização para a empresa, reduzir os riscos de problemas financeiros e, acima de tudo, facilitar a análise de problemas dentro da empresa através da observação das variações financeiras.

Isso tudo é possível porque o controle de caixa permite que se descubram quais são exatamente os valores do seu fluxo de caixa, podendo analisar o quanto está recebendo e gastando, verificando se os resultados estão em harmonia ou é necessário replanejar o negócio, além de descobrir possíveis variações indesejáveis no negócio.

Como Fazer o Controle de Caixa

Você deseja agregar mais segurança e praticidade no setor financeiro do seu negócio? Isso é essencial para ter uma administração de qualidade e pode ser feito por meio do controle de caixa, o qual envolve todos os aspectos referentes ao dinheiro que circula na empresa. Por isso, acompanhe abaixo nosso pequeno passo a passo de como fazer o controle de caixa:

1- Tenha um Fluxo de Caixa Para Montar o Controle de Caixa

Você vai dar início ao controle de caixa da sua empresa? Para cumprir com esta tarefa é necessário fazer uma análise do fluxo de caixa, que é uma expressão que irá nortear todo esse processo de fiscalização, logo, é necessário se acostumar com ela e entendê-lo.

Podemos dizer, de forma simplificada, que o fluxo de caixa é as quantias em dinheiro que entram e saem do caixa do negócio.

O fluxo de caixa envolve as movimentações que são realizadas e demandam dinheiro da empresa como, por exemplo, os recibos provenientes das vendas feitas junto ao público consumidor e também o pagamentos das contas.

Para elaborar um fluxo de caixa, o ideal é utilizar uma planilha do Excel, elencando todos os valores de ganho (positivo) e de gastos (negativo). É interessante fazer os positivos de uma cor e os negativos de outra, além de aplicar gráficos, com isso irá tornar mais rápida e visual a análise.

2- Determine Um Período de Controle de Caixa

É necessário determinar um período que o controle de caixa levará em consideração, podendo ser mensal, semestral, anual, enfim, ficará ao seu critério o período. Portanto, procure avaliar quanto tempo a fiscalização deve compreender, lembrando que não pode ser um espaço muito curto, pois isso não irá gerar dados suficientes para a análise e nem muito longo, uma vez que o acúmulo de informações torna a interpretação mais dificultosa.

Quanto maior o período de controle de caixa, maior será a precisão dos dados, porém, mais complexa e demorada será a sua análise.

Sendo assim, o mais recomendado é que o controle de caixa seja feito em um período de um mês, que é o tempo suficiente para obter dados precisos e ter um parâmetro para avaliar como tem sido o desempenho financeiro do negócio. Neste caso, o controle deve ser renovado a cada mês, isso é essencial para manter as informações atualizadas e agregar praticidade ao processo de fiscalização.

3- Registre as Contas a Receber no Controle de Caixa

É comum algumas pessoas fazer o controle de caixa sem levar em consideração as contas a receber, o que, após determinado período (muito curto), torna o controle de caixa desatualizado e impreciso, já que a quantidade de dinheiro teve uma significativa alteração.

Um dos primeiros passos para ter mais domínio das questões financeiras da sua empresa é começar fazendo um registro de todas as contas a receber. A partir desta etapa é possível ter uma visão exata dos rendimentos e, consequentemente, do desempenho do negócio. Os valores que entram no caixa da empresa devem ser agrupados em formato de relatório.

Para registrar as contas a receber, faça um levantamento de todas as fontes que geram dinheiro, comece pelas vendas que são realizadas junto aos consumidores, tanto as que são pagas à vista quanto as que são quitadas a prazo. Não se esqueça de registrar os valores que vêm de outras áreas, que não necessariamente das vendas. Depois é possível somar todas as contas a receber para chegar ao valor total de rendimentos do negócio.

Uma dica interessante é levar em consideração as contas a receber não apenas no controle de caixa, mas também inseri-las no seu próprio fluxo de caixa.

4- Registre as Contas a Pagar Para Fazer o Controle de Caixa

Para dar prosseguimento ao controle de caixa da sua empresa é necessário fazer o registro das contas que ela tem a pagar, sendo este um dos principais fatores para atingir resultados mais eficazes. Nesta etapa, você deve começar entendendo que toda a empresa tem contas fixas e variáveis. As contas fixas são aqueles gastos que a organização tem que arcar todo o mês como, por exemplo, luz, água, internet, telefone, fornecedores, enfim, tudo que é fundamental para operar o serviço que é oferecido.

Já as contas variáveis são aquelas que acontecem eventualmente como, por exemplo, reformas, conserto de uma máquina, entre outras coisas. Separe os custos fixos dos variáveis e descreva-os de forma detalhada em um relatório.

5- Analise o Fluxo de Caixa da Empresa

Você fez o levantamento de todos os dados referentes aos valores que entram no caixa da empresa? Então, saiba que este processo serve para tomar conhecimento sobre a saúde financeira do seu estabelecimento comercial e já se esta estabelecendo um controle de caixa. No entanto, é preciso ir além e fazer uma análise do fluxo de caixa.

Tendo os relatórios em mãos, procure verificar as quantas andam o faturamento e endividamento do seu negócio, se os valores estão de acordo, ou se um está se sobressaindo em relação ao outro. Por exemplo, uma empresa estará enfrentando problemas quando está gastando mais do que fatura.

6- Faça Aprimoramentos com o Controle de Caixa

O controle de caixa é um método que também deve ser colocado em prática para que a empresa faça aprimoramentos no seu setor de finanças. Através dos dados obtidos, o gestor pode elaborar planejamentos para reduzir o excesso de custos ou otimizar a aplicação dos rendimentos recolhidos.

Seguindo esses 6 passos você terá realizado o controle de caixa da sua empresa, mas cuidado para mantê-lo permanente, caso contrário, rapidamente terá sua empresa desorganizada novamente. Sugiro ainda que leia os 10 erros empresariais, para evitar cometê-los. Você pode procurar por softwares, Sistema De Controle De Caixa, que irão facilitar ainda mais o seu trabalho.

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► Dica Importante!


Independente do tipo de negócio que você deseja montar é muito importante fazer um planejamento. Estude em livros, contrate uma consultoria, use o Kit Como Abrir Um Negócio, enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!


 

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