Contas A Pagar E Receber

Contas A Pagar E ReceberDificuldade em controlar as contas a pagar e receber? Veja como resolver isso aqui!

Recentemente a sua empresa teve que arcar com o pagamento de uma conta, com juros altíssimos, em decorrência de atraso? Se isso está acontecendo com o seu negócio, muito provavelmente é um sinal que o seu setor financeiro está sem controle e, consequentemente, desorganizado, gerando prejuízos, que impedem o seu crescimento.

Você consegue enxergar este problema na sua empresa? Então é necessário tomar providências imediatas, promovendo o controle das contas a pagar e receber, que é um dos pontos essenciais para organizar as finanças do empreendimento, evitando possíveis prejuízos, que se não forem assistidos com atenção, podem culminar na sua falência.

As contas a pagar e receber costuma se tornar o maior “vilão” em uma empresa, sendo causadora de verdadeiras crises financeiras e, não só isso, trazendo muita insatisfação e “dor de cabeça” para os administradores.

Pense você, administrador da sua empresa, sem saber exatamente as datas de pagamentos, efetuando-os atrasado, tendo diversos valores a receber que não entra no caixa do empreendimento e, no final, com toda essa bagunça, ter de resolver sempre de última hora. Perceba quão ruim essa situação é e o desgaste mental e físico que causa.

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O controle das contas a pagar e a receber é crucial para se manter adimplente no mercado e evitar tomar calotes dos clientes. Esse processo é composto por uma série de etapas, que em conjunto, oferecem um resultado mais funcional, otimizando a fiscalização, tanto do dinheiro que entra quanto o que sai do caixa do negócio.

Devido a dificuldade de conseguir manter-se organizado nesse assunto, criamos um texto exclusivo para te ajudar, trazendo mais informações e dicas sobre como controlar as contas a pagar e receber. Confira abaixo:

Entenda o Que é o Controle de Contas a Pagar e Receber?

Ao se dispor a trabalhar com a administração de uma empresa é necessário assimilar o que de fato são as contas a pagar e receber. Em primeiro lugar, entenda que as contas a pagar são os custos, fixos ou variáveis, que o negócio tem de arcar para que consiga realizar os seus serviços com eficiência. Já as contas a receber é o dinheiro que a empresa tem que embolsar por meio das vendas efetivadas.

Quando se fala no dinheiro que circula em uma organização, é preciso ter em mente que é importantíssimo controlá-lo, pois qualquer descuido pode gerar prejuízos financeiros que comprometem o seu orçamento. O controle das contas a pagar e receber é feito a partir de uma sequência de etapas, que precisam ser cumpridas em ordem para oferecer um resultado com mais eficiência.

Quais São as Vantagens do Controle de Contas a Pagar e Receber?

A sua empresa realizou um grande número de vendas, mas este fator não reflete no dinheiro disponível em seu caixa, ela está tomando diversos calotes dos seus clientes? Isso está ocorrendo porque você não está controlando as contas a pagar e receber, o que possibilita tomar conhecimento e realizar a cobrança das dívidas contraídas pelo público consumidor.

Uma das principais vantagens de promover o controle das contas a pagar e receber é o fato deste processo permitir que o administrador conheça com exatidão os valores e quando devem sair e entrar do caixa da empresa, evitando atrasar o pagamento de uma dívida e ter que pagar juros ou sofrer prejuízos por inadimplência, ou seja, otimizando o seu setor financeiro.

Como Controlar as Contas a Pagar e Receber?

A sua empresa ainda não estabeleceu um controle rígido das suas finanças? Ao fazer isso, ela está suscetível a sofrer diversos transtornos financeiros. Para corrigir esta falha e obter mais eficácia no que diz respeito ao dinheiro do negócio é preciso fiscalizá-lo em todos os pontos.

Quando falamos em todos os pontos significa fiscalizar de forma criteriosa todos os setores da empresa, e não apenas os principais. Seja o setor do estoque ou a logística, você precisa tomar cuidado e ciência das contas em todos, somente assim conseguirá estabelecer um bom controle das contas a pagar e receber.

Por isso, acompanhe abaixo como controlar as contas a pagar e receber.

1- Faça Um Levantamento das Contas a Pagar e Receber

Você não tem conhecimento das finanças da sua empresa? Pois bem, assim torna-se impossível estabelecer controle sobre as contas a pagar e receber, não é verdade? Portanto, o seu primeiro passo para organizar o dinheiro do negócio é fazer um amplo levantamento de todas as contas a pagar e receber. Dê início ao procedimento através das contas a pagar, construa uma lista com as dívidas que foram contraídas durante o mês, os credores, os valores e a datas em que devem ser pagas.

Feito isso, construa uma segunda lista, dessa vez para todas as contas a receber, que são originárias das vendas realizas para possíveis organizações e junto aos seus consumidores. Para que a coleta destas informações seja mais precisa, uma alternativa é utilizar-se de notas fiscais e demais documentos que comprovem a relação de compra e venda entre o estabelecimento e o cliente, os valores a serem pagos e as datas de vencimento.

Veja como vender mais e melhor para maximizar os valores a receber da sua empresa.

2- Construa Uma Planilha Para Organizar as Contas a Pagar e Receber

O seu negócio é de grande ou médio porte? Neste caso, é bem possível que ele acabe gerando um grande fluxo de informações referentes às contas a pagar e receber. Sendo assim, é aconselhável construir uma planilha para organizar os dados, o que evita que o administrador os perca ou passe por algum tipo de transtorno no momento de fiscalizá-los.

Para montar a planilha de controle das contas a pagar e a receber, você necessitar de um software próprio para a construção deste tipo de relatório. Na atualidade, é possível encontrar diversos programas de computador que cumprem esta função, sendo o Excel uma das melhores opções devido ao fato de ser fácil de usar. A partir deste software é possível separas as informações por colunas de contas a pagar e receber, tornando o processo mais organizado.

3- Consulte a Planilha de Contas a Pagar e Receber

Você construiu a planilha de contas a pagar e receber? Então, saiba que isso não é o suficiente para manter as finanças da sua empresa organizadas, pois é necessário criar o hábito de consultá-las com determinada frequência. Dessa maneira, o gestor pode se inteirar sobre as contas que deve pagar ou receber, evitando que ocorram possíveis atrasos.

Além de consultar a planilha de contas a pagar e receber também é recomendado mantê-la atualizada, umas vez que as informações podem sofrer alterações ao longo do mês e caso não sejam atualizadas, fatalmente irão gerar transtorno na hora da empresa se organizar para quitar ou receber as suas dívidas. O ideal é que a atualização seja realizada semanalmente ou, no máximo, quinzenalmente.

4- Certifique-se do Pagamento das Contas a Pagar

Depois de construir a planilha de contas a pagar e receber e mantê-la atualizada não há mais desculpas para não deixar as dívidas em dia. Por isso, consulte a planilha, verificando as contas a serem pagas e conforme o dinheiro for entrando no caixa da empresa vá pagando-os. Não se esqueça, de atualizar a planilha, apontando as dívidas que foram pagas com sucesso.

5- Estabeleça Métodos de Cobranças das Contas a Receber

Para impedir que os seus clientes fiquem inadimplente com a empresa e acabem lhe gerando prejuízos, é preciso estabelecer métodos de cobrança das contas a receber. Primeiramente, analise se as compras realizadas a prazo estão sendo pagas dentro da data de vencimento ou estão registrando atrasos.

Ao constatar que os consumidores estão inadimplentes, a empresa pode, num primeiro momento, emitir alertas de cobrança, que podem ser feitos através do e-mail ou ligações telefônicas. Também é recomendado estabelecer juros por cada parcela atrasada, além de propor negociações para quem os clientes tenham uma segunda chance de quitar as suas dívidas.

6- Analise o Desempenho Financeiro da Empresa

Um dos principais propósitos do controle das contas a pagar e a receber é fornecer informações para que a empresa possa analisar e acompanhar o seu desempenho em um determinado período de tempo.

Se baseando nisso, procure checar se o negócio está adquirindo contas de acordo com a sua realidade financeira ou se é necessário fazer cortes de gastos, se os clientes estão pagando as dívidas em dias ou é preciso otimizar os processos de venda. A partir destas informações, a empresa pode elaborar estratégias para melhorar a sua relação com os credores e público consumidor.

Caso você esteja atrasando as contas por falta de recursos financeiros e não mera desorganização, uma boa dica é recorrer a financiamentos, porém, muito cuidado com as taxas de juros.

Também, foque em pagar primeiro as contas com taxas de juros maiores, pois irão se tornar uma verdadeira “bola de neve” e ficará cada vez mais difícil de conseguir pagá-las. Outra dica legal é estabelecer 1 a 2 dias na semana para trabalhar apenas com a cobrança das contas a receber, pois, com isso, consegue-se cumular dinheiro e pagar as contas atrasadas.

E Você, Pronto Para Controlar as Contas a Pagar e Receber?

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► Dica Importante!


Independente do tipo de negócio que você deseja montar é muito importante fazer um planejamento. Estude em livros, contrate uma consultoria, use o Kit Como Abrir Um Negócio, enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!


 

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