Documentos eletrônicos precisam ser guardados corretamente

Digital docPara muitas empresas guardar e organizar documentos eletrônicos pode parecer uma chatice ou algo dispensável. O que poucos sabem é que irregularidades podem render penalidades e multas severas, além do risco de prisão do empresário.

Adão Lopes, mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da Varitus Brasilressalta que a situação é alarmante. “Tenho notado muitos artigos e ofertas de guarda de documentos eletrônicos, mais especificamente de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Entretanto, a maioria deles estão superficiais, com dados errôneos e, pasmem, não informando corretamente todos os documentos que precisam ser guardados e entregues ao fisco quando solicitados. Preocupa-me a desinformação que circula”, diz.

O executivo alerta, então, para a legislação. “Para regulamentação dos documentos eletrônicos existem os Ajustes SINIEF nos termos do artigo 100, inciso IV, do Código Tributário Nacional, onde os convênios que entre si celebram a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, são normas complementares das leis, dos tratados e das convenções internacionais e dos decretos. Uma vez firmado um Convênio e Ajuste SINIEF entre dois ou mais Estados ou DF (Distrito Federal), o mesmo deverá ser ratificado (ou não) pelas respectivas Assembléias Estaduais. Só após aprovados legislativamente, os convênios passam a ter eficácia, pois é o Poder Legislativo de cada Estado e do Distrito Federal que, ratificando o Convênio, o estabelecem como válido naquele Estado ou DF. O mesmo se aplica aos municípios”, observa, completando: “Desse modo, tendo como base o que diz a lei, guardar os documentos eletrônicos vai muito além da NF-e. O texto também se aplica aos outros documentos como, por exemplo, o CT-e (SINIEF 09/07), MDF-e (SINIEF 21/10), NFC-e, CC-e, além da NFS-e que depende da legislação de cada município”.

A Lei 8.137 de 27.12.1990 do Código Tributário Nacional, também é fundamental nesse assunto. Segundo o executivo, ela estabelece crimes contra a ordem Tributária que podem render uma pena de dois a cinco anos de reclusão, mais a aplicação de multa, em seu artigo I que diz: “Constitui crime contra a ordem tributária (…) negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação”.

Sobre a organização desses importantes documentos, Lopes diz que é fundamental ter em mente três premissas. “Primeiro verifique a assinatura digital do documento; confira a autenticidade do documento junto ao SEFAZ emissor; e averigue a existência da autorização de uso junto ao documento”, ensina.

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E mais: o CEO da Varitus alerta, ainda, para as ferramentas que somente guardam os documentos, ou que somente validam no momento do registro da operação, sem acompanhar seus eventos. “Elas são passíveis de erros e geram passivo fiscal às organizações”, finaliza.

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